Ein Unglück kommt selten allein: Belege neu beschaffen

In Ihr Geschäft wurde eingebrochen, es hat gebrannt oder es kam zu einem Wasserschaden, der Ihre Ablage getroffen hat? Diese und andere Unglücksfälle sind der Albtraum eines jeden Unternehmers. Doch auch bei einem Umzug oder an einem hektischen Geschäftstag können Rechnungen und Quittungen verloren gehen. Neben dem materiellen Schaden stellt Sie der Verlust der Belege zusätzlich vor die unbeliebte Aufgabe, Ersatz zu beschaffen.

Rechnungen, Lieferscheine, Kassenberichte, Quittungen und Briefe in Papierform füllen bei Ihnen viele Ordner und Regale? Dann geht es Ihnen wie den meisten Selbstständigen in Deutschland, die die Belege während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sicher verwahren müssen. Die Papierablage gehört zu den unbeliebtesten Arbeiten im Büroalltag und stellt gleichzeitig eine der wichtigsten Aufgaben dar. Nach den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gemäß § 147 der Abgabenordnung (AO) müssen sowohl ordentliche Kaufleute als auch Selbstständige und Freiberufler die Papierunterlagen bis zu zehn Jahre geordnet aufbewahren. Das ist eine lange Zeit, in der viel passieren kann, weil bei einem Umzug oder einem Schadensfall die Belege verloren gehen können.

Papierablage oder digitale Archivierung?

Noch immer heften viele Unternehmen ihre Unterlagen in Papierform in einem Order ab, den sie anschließend für viele Jahre ins Regal stellen. Die wenigsten Firmen besitzen einen so großen Tresorraum, dass sie die Ablage sicher aufbewahren können. Daher können die Unterlagen beschädigt werden oder verloren gehen, was mit vielen Unannehmlichkeiten verbunden ist. Um sich den Aufwand der Wiederbeschaffung zu ersparen, sollten Sie Ihre wichtigen Geschäftspapiere digital archivieren. Die digitale Archivierung kann mithilfe des kostengünstigen DATAC-Archiv-Programms schnell und einfach erledigt werden und bietet viele weitere Vorteile.

Das Programm DATAC Archiv ist ein preiswertes digitales Archivierungssystem, das sich schon oft in der Praxis bewährt hat. Sie scannen Ihre Unterlagen einfach ein, versehen es mit einem Suchwort und schon ist der Beleg archiviert, den Sie jederzeit in Sekundenschnelle wiederfinden können. Das Programm schlägt Ihnen zahlreiche Suchbegriffe vor oder Sie geben den vollen Text des Dokuments ein, nach dem Sie suchen. So können Sie sicher sein, dass Ihnen keine Belege verloren gehen und dass Sie Ihrem Buchhalter und dem Finanzamt sofort die angeforderten Unterlagen vorlegen können. Ansonsten kommt bei der monatlichen Buchhaltung oder beim Jahresabschluss viel Arbeit auf Sie zu, wenn Sie Unterlagen neu anfordern oder Eigenbelege ausstellen müssen.

Buchen? Nicht ohne Beleg!

Ein Käufer reklamiert, dass Sie eine andere Menge in Rechnung gestellt haben als geliefert? Ein Blick auf Auftragsbestätigung, Rechnung oder Lieferschein zeigt, dass alles richtig gelaufen ist, sofern Sie die Unterlagen sofort finden. Ansonsten kann es schnell unangenehm werden, vor allem, wenn Ihr Kunde gegen Sie vor Gericht zieht. Richter, Finanzbeamte und andere Behördenmitarbeiter verlangen von Ihnen, dass Sie für jeden Buchungsvorgang einen Beleg vorweisen können. Ob als Beweis bei einer Auseinandersetzung mit Kunden oder Lieferanten oder zur Berechnung von Umsatzsteuer, Gewerbesteuer und Einkommensteuer, jede Buchung muss durch einen Beleg nachgewiesen werden. Wenn Sie wichtige Unterlagen verloren haben, gibt es nur zwei Möglichkeiten, Ersatz zu beschaffen. Entweder Sie versuchen, eine Kopie der Rechnung oder Quittung zu erhalten oder Sie stellen einen Eigenbeleg aus. Vor allem bei kleinen Posten, wie Trinkgeld bei einem Geschäftsessen oder Geld für die Parkuhr, ist der zuständige Finanzbeamte in der Regel mit einem Eigenbeleg einverstanden. Bei größeren Summen oder wenn Sie zu viele Eigenbelege einreichen, kann es vorkommen, dass der Fiskus Kopien der Originalunterlagen verlangt. Wenn Sie die Belege nicht vorlegen können, werden die Kosten nicht als Betriebsausgaben anerkannt und Sie zahlen höhere Steuern. Im schlimmsten Fall kommt es zu einer Schätzung der Besteuerungsgrundlagen, die richtig teuer für Sie werden kann!

Geschätzte Besteuerungsgrundlagen kosten viel Geld

Jeder Unternehmer muss Steuern zahlen, deren Höhe von seinem Geschäftsergebnis abhängt. Wenn die Nachweise fehlen, welche Umsätze, Einnahmen und Ausgaben in einem Jahr angefallen sind, schätzt das Finanzamt die Zahlen. Anhand der geschätzten Beträge wird die Steuerlast berechnet, wobei die Beamten gerne zugunsten des Fiskus schätzen. Außerdem kann eine Strafe von mindestens 5.000,00 Euro auf Sie zukommen, wenn Sie nicht alle Belege einreichen.

Eine gute Archivierung der Geschäftsunterlagen schützt Sie vor Zeitverlust und Kosten. Wenn Sie die Unterlagen in Papierform aufbewahren, sollte sich das Archiv nicht in Ihren Geschäftsräumen befinden. Lagern Sie die Ablage aus oder entscheiden Sie sich für eine preiswerte und einfache digitale Archivierung!

 

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