Es hat lange gedauert, aber die Übergangszeit für die Kassenbücher ist vorbei. Die GoBD-Richtlinien sind mittlerweile fast überall durchgesetzt und auch bei der Durchführung führt nun kein Weg mehr an den neuen Regeln vorbei.

 

Ist eine Kassenbuchführung für Freelancer und Kleinunternehmer nötig?

Wer als Kleinunternehmer oder Freiberufler unterwegs ist, muss sich mit verhältnismäßig wenig Bürokratie beschäftigen. So ist es beispielsweise nicht notwendig, die klassischen „Bücher zu führen“ (sei es nun digital oder handschriftlich). Mehr zu diesem Thema lesen Sie hier: http://lifos-gmbh.de/kassenbuch/

Registrierkassen

Ab 01.01.2017 müssen viele digitale Aufzeichnungsgeräte aufgerüstet sein. Denn bereits mit der sog. Kassenrichtlinie 2010 hat die Finanzverwaltung erhöhte Anforderungen insbesondere an elektronische Kassen festgelegt. Die darin enthaltene Übergangsregelung lief am 31.12.2016 ab. Mehr zu diesem Thema lesen Sie hier: http://ow.ly/7OF130hgtRC.

Das BMF hat am 18.03.2016 einen Referentenentwurf eines Gesetzes zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen sowie den Referentenentwurf einer technischen Verordnung zur Durchführung des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen veröffentlicht.  Zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen, z. B. Kassenaufzeichnungen, soll die Unveränderbarkeit von digitalen Grundaufzeichnungen sichergestellt und Manipulationen ein Riegel vorgeschoben werden. Mehr zu diesem Thema lesen Sie hier: http://lifos-gmbh.de/gesetzgebung-schutz-vor-manipulationen-an-registrierkassen/

Betriebsprüfer kennen die Fehler

Betriebsprüfer stürzen sich geradezu auf die Kassenbuchkontrolle und verwerfen mit schöner Regelmäßigkeit Kassen:

  • die nicht zeitnah geführt werden
  • die monatlich im Nachhinein geführt werden, egal von wem

Die Übergangszeit, in denen die Finanzbehörden ein Auge zugedrückt haben, ist nun endgültig vorbei. Jetzt wird hart zugegriffen.

Natürlich ist gedanklich ein Unterschied zu machen, ob eine Kasse nur aus ein paar Bewegungen für Porto und Kaffee eines Bürobetriebs besteht oder aus Bewegungen, z.B. Gastronomie, aus denen sich die tägliche Umsatzberechnung rekrutiert. Auf letzteren Fall ist die Begierlichkeit des Betriebsprüfers gerichtet.

Ein Fehler, der ebenfalls immer wieder gemacht wurde und zu Minusbeständen im Kassenbuch führte, ist die chronologische Erfassung nach Belegdatum. Wenn kein Geld mehr in der Kasse ist, kann auch kein Cent mehr daraus genommen werden. Darum ist es wichtig, dass die Ausgaben zu dem Datum erfasst werden müssen, an dem der Betrag aus der Kasse ausbezahlt wurde und nicht nach dem Belegdatum. Unter Bemerkungen kann darauf hingewiesen werden, dass die Quittung oder Rechnung von einem zurückliegenden Datum stammt. Damit entstehen auch keine Probleme, wenn Belege mit älterem Datum als dem Tagesdatum ausgezahlt werden.

Die neuen Vorschriften des § 146 Abgabenordnung

Der § 146 AO betrifft die Buchführung insgesamt. In dieser Vorschrift sind auch die Vorschriften für die Kassenführung enthalten. Nachfolgend Auszüge der die Kasse betreffenden Vorschriften. (kursiv = Erläuterungen von LiFoS GmbH)

(1) Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.

(Bei Einnahmen an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen entfällt diese Einzelaufzeichnungspflicht. Der Registrierkassenstreifen genügt in diesen Fällen.)

(3) Die Buchungen (Einträge) …. sind in deutscher Sprache vorzunehmen. Wird eine andere als die deutsche Sprache verwendet, kann die Finanzbehörde Übersetzungen verlangen. Werden Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben, Symbole …. Verwendet, muss im Einzelfall deren Bedeutung eindeutig festliegen.

(4) Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.

(6) Die Ordnungsvorschriften gelten auch dann, wenn der Unternehmer Bücher und Aufzeichnungen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, führt, ohne hierzu verpflichtet zu sein.

(Heißt, wer eine Kasse führt, muss sie nach den Vorschriften führen)

Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren

Werden Kassen mit elektronischem Kassensystem oder mit DATAC24 geführt, so gilt hier ebenso die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Da im Falle von DATAC24, Daten, digitale Belege und erzeugte Kassenbücher in die Hauptbuchführung überführt werden, wird die Aufbewahrungsfrist dort wahrgenommen.

Kassennachschau ab 1. Januar 2018

Einführung der Kassennachschau: ab 1.1.2018 sind die Finanzbehörden berechtigt, eine sog. Kassennachschau durchzuführen. Das heißt, ein Betriebsprüfer des Finanzamtes darf unangemeldet kommen und die ordnungsgemäße Führung der Kasse prüfen. Hat er Beanstandungen, darf er diese Nachschau sofort, ohne gesonderte Prüfungsanordnung und ohne Fristsetzung in eine reguläre Betriebsprüfung überführen.

DATAC24 entspricht den Vorschriften des § 146 AO

In DATAC24 können beliebig viele Kassen geführt werden. Das Programm entspricht den Vorschriften des §146 AO.

Mehr Aufwand, weniger Kosten

Auf den ersten Blick scheinen die Änderungen nur mehr Aufwand zu erzeugen, sollten aber gar nicht so negativ betrachtet werden. Durch die Änderungen sind Betreiber nun zu einer sehr sauberen Kassenführung gezwungen, denn die empfindlichen Strafen und Nachschätzungen können schnell betriebsgefährdend sein.

Mit DATAC24 schreibt sich Ihr Kassenbuch von selbst. Die Belege werden einfach in den Scanner gesteckt, das fertige Kassenbuch entsteht von selbst und wird in die bei Ihrem Buchführungsbüro geführte Buchhaltung übertragen. Das Finanzamt wird sich über so viel Perfektion freuen und Sie können von viel Zeitersparnis profitieren.

Ordnungsgemäße Kassenführung: So vermeiden Sie Hinzuschätzungen

Zu diesem Thema hat ready2order einen sehr guten Blogartikel geschrieben. Schauen Sie hier: https://ready2order.com/de/post/kassenfuehrung/!

 

 

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