Wer als Kleinunternehmer oder Freiberufler unterwegs ist, muss sich mit verhältnismäßig wenig Bürokratie beschäftigen. So ist es beispielsweise nicht notwendig, die klassischen „Bücher zu führen“ (sei es nun digital oder handschriftlich). Stattdessen genügt es, eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) aufzustellen. Auch beim Bargeldverkehr schreibt der Gesetzgeber einem Kleinunternehmer oder Freelancer nicht vor, wie er diesen zu dokumentieren hat. Daher stellt sich oftmals die berechtigte Frage, ob und wann ein Kassenbuch dennoch sinnvoll sein kann.

Wann ist die Verwendung sinnvoll?

Grundsätzlich wird es unumgänglich sein, die Ein- und Auszahlungen von Bargeld ordnungsgemäß zu dokumentieren. Jeder einzelne Geschäftsvorfall muss entsprechend belegt werden. Für das kassenbuchfreie Führen von Bargeldtransfers gibt es im Folgenden nützliche Hinweise, um eine gewisse Sauberkeit und Transparenz zu gewährleisten. Die Verwendung eines Kassenbuchs ist dann zu empfehlen, wenn die Ausgangsrechnungen überwiegend bar kassiert werden oder zum Beispiel Betriebsmittel häufig mit Bargeld aus privater Hand bezahlt werden. Auf diese Weise behalten Sie selbst den Überblick über die Geldein- und -ausgänge und erleichtern sich somit die Arbeit bei der Aufstellung Ihrer EÜR.

Wie Sie auch ohne Kasse sauber arbeiten können

Keine betriebliche Kasse zu haben bedeutet auch, nicht tagtäglich den sogenannten „Kassensturz“ durchzuführen: Kaufleute bezeichnen das als zeitnahe Abstimmung zwischen dem tatsächlichen vorhandenen Bargeld in der Kasse und dem buchmäßigen Kassenbestand. Aufkommende Kassendifferenzen und ein regelmäßiger Bestandsausgleich zwischen Bargeld und Girokonto ist somit nicht mehr notwendig. Für eine ordentliche Kassenführung sollten Sie dennoch mindestens das Datum der Barzahlung auf Ihren Ausgangsrechnungen vermerken und die Quittungen für betriebliche Einkäufe von privatem Bargeld aufheben. Alle Belege bewahren Sie anschließend zusammen mit den bargeldlosen Zahlungsbelegen auf. Formale Richtlinien bei der Belegaufbewahrung sind für Kleinunternehmer und Freelancer nicht vorgeschrieben.

Warum Ausgleichszahlungen mit dem Geschäftskonto wichtig sind

Viele Freiberufler und Kleinunternehmer nehmen die Kontobewegungen auf ihrem betrieblichen Konto als wesentliche Grundlage für die spätere Aufstellung der EÜR. Bei häufigem Bargeldverkehr bietet es sich auf jeden Fall an, die Einnahmen und Ausgaben möglichst zeitnah im Geschäftskonto festzuhalten. Zahlen Sie also sämtliche Bareinnahmen am besten direkt bei Ihrer Bank ein und holen sich private Auslagen in bar direkt wieder zurück. Als Nachweis heften Sie dann die Einzahlungs- und Auszahlungsbelege an die dazugehörigen Rechnungen an. Auch hier ist diese Vorgehensweise nicht gesetzlich oder anderweitig vorgeschrieben. Es hat sich aber aus der Praxis gezeigt, dass somit für den Unternehmer selbst mehr Transparenz geschaffen wird und Sie im Falle einer späteren Betriebsprüfung leichter Rechenschaft über Geschäftsvorfälle ablegen können.

Die freiwillige Verwendung des Kassenbuchs

Wenn Ihre Branche häufig mit Bargeldverkehr zu tun hat, liegt es nur in Ihrem eigenen Interesse, ein Kassenbuch zu führen. Aber auch wenn Sie es nur freiwillig machen, sind Sie gemäß Abgabenordung (AO) trotzdem zu den gesetzlichen Vorschriften bei Aufbau und Dokumentation verpflichtet. Folgende Angaben sollten bei der Kassenführung mindestens enthalten sein:

  • Datum
  • Belegnummer
  • Kurzer Buchungstext
  • Betrag der Einnahme oder Ausgabe
  • Dazugehöriger Steuersatz sowie Umsatzsteuer- bzw. Vorsteuerbetrag (für Kleinunternehmer nicht relevant bzw. wird mit 0 angegeben)
  • Resultierender Kassenbestand

Bargeld-Saldo und Buch-Saldo müssen jederzeit übereinstimmen. Für die Buchführung ist der durch körperliche Inventur festgestellte Kassenbestand maßgeblich. Auftretende Kassendifferenzen sind vom Unternehmer auszugleichen und der Differenzbetrag auf einem separat geführten Buchungskonto zu dokumentieren. Bei zu häufigen und zu großen Kassendifferenzen kann ein Finanzamtsprüfer eine amtliche Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durchführen, was nahezu immer mit Nachteilen verknüpft ist.

Mit welchen Tools kann ich meine Kasse führen?

Die klassischen Kassenbücher in Papierform können Sie für 5 bis 10 Euro im Schreibwarenhandel kaufen. Wesentlich günstiger und einfacher ist dagegen die digitale Form des Kassenbuchs, das in vielen EÜR-Buchhaltungsprogrammen bereits enthalten ist. Gute Beispiele für Freeware sind zum Beispiel MonKey, MMS und FGS.

Mit DATAC24 können Sie beliebig viele Kassenbücher innerhalb Ihres Unternehmens führen. Die Belege werden einfach in den Scanner gesteckt, das fertige Kassenbuch entsteht von selbst und wird in die von mir geführte Buchhaltung übertragen. Das Finanzamt wird sich über so viel Perfektion freuen und  Sie können von viel Zeitersparnis profitieren. Wenn sie mehr darüber wissen wollen, dann rufen Sie mich einfach an (04921 / 589667).

Unser Fazit zur Kassenführung

Als Kleinunternehmer oder Freiberufler ist man nicht zur Kassenführung verpflichtet. Sollte es aus betrieblichen Gründen jedoch erforderlich sein, sind die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten. Der dadurch entstehende Arbeitsaufwand wird durch einen verbesserten Überblick über die Geldbewegungen in Ihrem Unternehmen wieder relativiert.

 

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