Handels- und steuerrechtliche Buchführungsvorschriften – was gilt für wen?

Kaufleute unterliegen den Buchführungsvorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB). Doch wer qualifiziert sich überhaupt als Kaufmann oder Kauffrau? Diese Frage beantworten die Paragrafen 1 bis 6 HGB. Kaufmann im Rechtssinn ist demnach, wer ein Handelsgewerbe betreibt. Als Handelsgewerbe gilt nach § 1 Abs. 2 HGB jeder Gewerbebetrieb, der einen nach Art oder Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Wann die Geschäfte eines Unternehmens so komplex sind, dass diese Voraussetzung erfüllt ist, muss für den Einzelfall entschieden werden. Allerdings gehen Steuerbehörden und Gewerbeaufsicht in aller Regel davon aus, dass die Voraussetzungen des § 1 Abs. 2 HGB nicht vorliegen, solange der Umsatz des Unternehmens 600.000 Euro nicht übersteigt.

HGB

Während allein agierende Freiberufler mangels Gewerbebetrieb nie Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches sind, haben Gewerbetreibende die Möglichkeit, sich nach § 2 HGB freiwillig eintragen zu lassen. Sie firmieren dann als „Lisa Muster e.K.“. Der Zusatz „eingetragene Kauffrau“ bzw. „eingetragener Kaufmann“ signalisiert Professionalität und Seriosität, löst aber aufgrund der Gleichstellung mit den Istkaufleuten auch beträchtliche Rechtsfolgen aus. Diese Rechtsfolgen betreffen auch die Vorschriften zur Buchführung und Gewinnermittlung.

Während eingetragene Kaufleute sowohl handels- als auch steuerrechtliche Buchführungsvorschriften zu beachten haben, gelten für alle Nicht-Kaufleute nur letztere. Zu den wichtigsten steuerlichen Vorschriften gehören § 4 Abs. 3 Einkommenssteuergesetz (EStG) sowie die Paragrafen 140 bis 148 der Abgabenordnung (AO).

Buchführungspflicht für Kleinunternehmer

Kleinunternehmer, die gleichzeitig Kaufleute sind, profitieren von den im Zuge des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG) eingeführten Erleichterungsvorschriften des § 241a HGB, dessen Schwellenwerte zuletzt durch das Bürokratieentlastungsgesetz vom 2. Juli 2015 angehoben worden sind.

Einzelkaufleute, die an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 600.000 Euro Umsatzerlöse und jeweils 60.000 Euro Jahresüberschuss (bis 2015 bis 500.000 Euro Umsatzerlös und 50.000 Euro Gewinn) aufweisen, brauchen die Rechnungslegungsvorschriften für Kaufleute (einschließlich der Pflicht zur Erstellung eines Inventars) nicht anwenden. Diese Unternehmen müssen also weder die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beachten noch einen Jahresabschluss inklusive Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung aufstellen. Auch die Führung eines Kassenbuchs oder die Abstimmung der Einzelkonten ist nicht erforderlich. Im Fall der Neugründung gilt dies bereits, wenn die genannten Werte am ersten Abschlussstichtag nach der Neugründung nicht überschritten werden.

Die Buchführungspflicht für Kaufleute im Sinne des § 241a HGB sowie für Kleingewerbetreibende ohne Kaufmannseigenschaft regelt die Abgabenordnung. Die Grenze liegt hier nach § 141 AO bei einem Umsatz aus Gewerbebetrieb in Höhe von mehr als 600.000 Euro oder einen Gewinn aus Gewerbebetrieb von mehr als 60.000 Euro im Wirtschaftsjahr. Werden diese Schwellenwerte überschritten, greift die Pflicht zur doppelten Buchführung nicht sofort, sondern erst vom Beginn des Wirtschaftsjahrs an, das auf die Bekanntgabe der Mitteilung folgt, durch die die Finanzbehörde auf den Beginn dieser Verpflichtung hingewiesen hat (§ 141 Abs. 2 AO).

Freiberufler

Freiberufler sind unabhängig vom Umfang ihrer Geschäftstätigkeit von der Pflicht zur doppelten Buchführung befreit, dürfen diese aber freiwillig anwenden.

Die Befreiung von der Buchführungspflicht nach kaufmännischen Standards bedeutet jedoch nicht, dass überhaupt keine Aufzeichnungen über die Geschäftstätigkeit geführt werden müssen. Stattdessen greifen die Vorschriften zur Einnahmeüberschussrechnung.

Einnahmeüberschussrechnung

Gewinnermittlung nach der Einnahmeüberschussrechnung und daraus resultierende Anforderungen an die Buchführung

Steuerpflichtige, die nicht auf Grund gesetzlicher Vorschriften verpflichtet sind, Bücher zu führen (und dies auch nicht freiwillig tun), ermitteln ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben.

Vereinfacht bedeutet das, dass ein Unternehmer Umsätze in dem Jahr versteuern muss, in dem sie ihm zufließen. Betriebsausgaben darf er in dem Jahr absetzen, in dem er die Rechnungen hierfür begleicht. Für das Anlagevermögen, also für Wirtschaftsgüter, die nicht geringwertig sind und länger als ein Jahr genutzt werden (z.B. Pkw, Computer), gilt das Zuflussprinzip jedoch nicht. Für diese Wirtschaftsgüter kann nur die anteilige Abschreibung für Abnutzung (AfA) steuerlich geltend gemacht werden.

Für die Buchführung resultiert daraus die Forderung, dass zumindest systematische Aufzeichnungen über die Einnahmen und Ausgaben des Betriebs anzufertigen sind. Für Anlagegüter muss darüber hinaus ein Anlagenverzeichnis erstellt werden. Sofern die Betriebseinnahmen 17.500 Euro pro Jahr überschreiten, ist bei der steuerlichen Gewinnermittlung die amtliche Anlage „EÜR“ auszufüllen, die von den Steuerbehörden regelmäßig überarbeitet und modifiziert wird. Die Buchführung muss dann so ausgestaltet werden, dass die geforderten Angaben auch tatsächlich getätigt und von den Steuerbehörden überprüft werden können.

Liegen die Betriebseinnahme unter 17.500 Euro pro Jahr kann der gesetzlichen Buchführungspflicht häufig schon durch die geordnete Ablage aller relevanten Geschäftsbelege genügt werden. Jeder Unternehmer sollte aber schon aus eigennützigen Gründen wenigstens die Aufzeichnungen führen, die erforderlich sind, um auch unterjährig beurteilen zu können, ob der Betrieb kostendeckend wirtschaftet.

Vorschriften für Handelsgesellschaften

Wer sein Unternehmen in der Rechtsform der Aktiengesellschaft, der GmbH, als Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), als KG oder OHG führt, muss, unabhängig von Umsatz und Gewinn, stets die Rechnungslegungs- und Gewinnermittlungsvorschriften für Kaufleute beachten.

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