Zu jedem unternehmerischen Alltag gehören Maßnahmen, die erdacht, geplant und durchgeführt werden müssen. Die Anlässe für solche Maßnahmen sind fast immer gleich und  ergeben sich meist aus Erkenntnissen, die Sie im Rahmen Ihres Controllings – z. B. einer Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) – gewonnen haben: Sie haben zu geringe Umsätze und/oder zu hohe Kosten.

Controllingergebnisse

Gründe für zu geringe Umsätze und/oder hohe Kosten können sein:

  • Sie bieten Produkte oder Dienstleistungen an, die wenig nachgefragt werden.
  • Sie haben zu wenige Kunden.
  • Sie haben zu viele Konkurrenten (Sie heben sich zu wenig von der Konkurrenz ab).
  • Ihre Werbung und Kommunikation sind nicht effektiv genug.

Wenn Sie in Ihren Unternehmen die o. g. Gründe oder andere Schwachstellen entdecken, müssen Sie handeln. Das ist in erster Linie Aufgabe Ihres Marketings. Als Unternehmerin oder Unternehmer sollten Sie dabei genau wissen, was Sie zu erledigen haben, mit welchen Schritten Sie dabei vorgehen und welche Hilfsmittel Ihnen dafür zur Verfügung stehen. Ob es Handlungsbedarf in Ihrem Unternehmen gibt, sollten Sie im Rahmen Ihres Controllings regelmäßig überprüfen. Planen Sie hierfür feste Zeiten ein.

1. Schritt: Der Blick nach innen – Status beschreiben

Controlling-Aufgabe

Um so effektiv wie möglich auf die Ausgangslage (z. B. Gewinne zu gering) reagieren zu können, benötigen Sie zunächst einen Überblick über Ihre aktuelle Situation. Diesen Überblick liefern die Angaben, die Sie sich im Rahmen Ihres Controllings verschaffen können: aus Ihrer Finanzplanung oder am besten aus einer professionellen Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA). Weitere wichtige Controlling-Hilfen sind Kennzahlen. Falls die aktuellen Werte der Finanzplanung oder der Kennzahlen besser oder schlechter ausfallen als die der Vergangenheit bzw. der aktuellen Planung, müssen Sie für die Zukunft herausfinden: Welches sind die Gründe für diese Abweichungen?

2. Schritt: Der Blick nach außen (auf den Markt)

Marketing-Aufgabe

Ihre Gewinne können nur so hoch sein, wie es Ihr Markt zulässt. Um auf Ihrem Markt  erfolgreich zu sein, müssen Sie wissen, wie es auf diesem Markt aussieht. Das ist Teil Ihrer Marketing-Planung. Ermitteln Sie, wie groß der Markt tatsächlich ist. Befassen Sie sich intensiv mit Ihren Kunden und Konkurrenten. Stellen Sie fest, wie die Geschäfte in Ihrer Branche laufen.

Controlling-Aufgabe

Im Rahmen Ihres Controllings können Sie außerdem (durch einen Branchenvergleich) herausfinden, wie gut oder schlecht Ihr Unternehmen im Verhältnis zu vergleichbaren Unternehmen dasteht, wo Stärken und Schwächen sind, ob die Umsätze und Kosten unter dem Durchschnittswert Ihrer Branchen, im Mittelfeld oder darüber liegen, in welchen Bereichen Veränderungen naheliegen.

3. Schritt: Ziele formulieren

Marketing-Aufgabe

Wenn Sie den aktuellen Status Ihres Unternehmens kennen und die Marktbedingungen aktualisiert haben, können Sie Ihre Unternehmensziele formulieren. Diese Ziele ergeben sich zum einen aus den Abweichungen der Werte in Ihrer Finanzplanung (z. B. Auftragsrückgang) bzw. den Abweichungen im Bereich der Kennzahlen (z. B. steigende Kosten pro Auftrag). Dazu kommen die Informationen, die Sie zu Ihrem Markt bzw. vergleichbaren Unternehmen zusammengetragen haben. Beispiele: Wir wollen unseren Gewinn um zehn Prozent steigern. Wir wollen unsere Vertriebskosten um fünf Prozent senken.

4. Schritt: SWOT-Analyse: Stärken und Schwächenanalyse

Controlling- und Marketing-Aufgabe

Ob Sie Ihre Ziele erreichen können, hängt auch von Ihren Stärken und Schwächen ab. Dabei handelt es sich um unternehmensinterne Faktoren, auf die Sie Einfluss nehmen können. Finden Sie heraus, welches Ihre Stärken und Schwächen sind. Ermitteln Sie außerdem die Chancen und Risiken für Ihr Unternehmen. Dabei handelt es sich um Faktoren, die von außen einwirken, auf die Sie also nur reagieren können. Ihre Aufgabe ist nun: Stärken stärken, Schwächen ausgleichen, Chancen nutzen, auf Risiken reagieren.

5. Schritt: Strategische Planung

Marketing-Aufgabe

Wenn Sie wissen, welche Ziele Sie erreichen wollen, benötigen Sie zunächst einen „roten Faden“, an dem Sie sich orientieren können: eine Strategie. Wenn Sie Ihre Strategien festgelegt haben, sollten Sie die entsprechenden Maßnahmen finden, um die Strategie in die Tat umzusetzen. Beide Komponenten sind eng miteinander verknüpft und ergeben zusammen Ihre so genannte strategische Planung. Welche strategische Planung die richtige ist, hängt u.a. davon ab, in welchem Verhältnis Ihr Aufwand (Zeit, Kosten) zum erwarteten Effekt steht (Erfolgsaussichten).

Beispiele:

Ziel 1:

Wir wollen unseren Gewinn um zehn Prozent steigern.

Mögliche Strategie und Maßnahme 1:

Akquise zusätzlicher Endkunden mittels Anzeigenschaltung mit Google AdWords.

Ziel 2:

Wir wollen unsere Vertriebskosten um fünf Prozent senken.

Mögliche Strategie und Maßnahme 2:

Gewinnung von Partnern für Vertriebskooperationen durch persönliche Kontaktaufnahme.

6. Schritt: Kontrolle (Soll-Ist-Vergleich)

Controlling-Aufgabe

Wenn Sie die geplanten Maßnahmen durchgeführt haben, müssen Sie nach einer gewissen Zeit überprüfen, ob Strategien und Maßnahmen die richtigen waren und Sie Ihre gesteckten Ziele erreicht haben. Das ist wieder Aufgabe des Controllings. Am besten erledigen Sie das im Rahmen einer monatlichen Betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) und der Kontrolle Ihrer Kennzahlen (Soll-Ist-Vergleich).

In der Praxis stimmen Planungen meist nicht mit der Realität überein. Damit stehen Sie wieder am Start einer neuen Planungsrunde.

Quelle: BMWi – Gründerzeiten

 

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