Kommt Ihnen dieser Spruch bekannt vor?

Wie häufig kommt er Ihnen im Geschäftsalltag über die Lippen?

Manchmal ist es zum Verrücktwerden. Sie sind in der Hektik des Alltags wieder einmal nicht dazu gekommen, Ihre Ausgabebelege zu sortieren und dem Buchhalter zeitnah zu übergeben. Jetzt fragt er bereits zum dritten Mal, wann Sie ihm die Unterlagen geben können, damit er den Monatsabschluss machen kann. Und wieder sind Sie und Ihre Mitarbeiter dabei, das ganze Büro auf den Kopf zu stellen, weil sich doch ausgerechnet der Beleg für den Kauf der Tintenpatronen für den Drucker nicht finden lässt. Eigentlich kostet Sie die Zeit, die Ihre Mitarbeiter und Sie mit Suchen verbringen, schon längst viel mehr als die Tintenpatronen.

Was nun?

Blonde Frau hält übergroßen Stift und denkt eine Gedankenblase

  • Auf die Anerkennung der Ausgabe verzichten? – Kommt gar nicht in Frage, schließlich handelt es sich ja um eine Betriebsausgabe.
  • Versuchen, vom Händler einen Ersatzbeleg zu erhalten? – Zu kompliziert und langwierig.
  • Weitersuchen? – Nein, bloß nicht noch mehr Arbeitszeit verschwenden. Und nachher ist der Beleg wahrscheinlich wirklich unauffindbar.

Notbeleg bzw. Eigenbeleg

Da fällt Ihnen ein, dass es doch die Möglichkeit gibt, einen Eigenbeleg zu erstellen. Nur, wie war das nochmal? Wie hat der genau auszusehen? Schnell den Buchhalter angerufen, der natürlich sofort die Antwort parat hat. Grundsätzlich kann der Eigenbeleg formlos geschrieben werden. Es sollten jedoch folgende Angaben auf dem Eigenbelegs vorhanden sein:

  • Die Bezeichnung „Eigenbeleg“ oder „Notbeleg“
  • Der Empfänger der Zahlung: der Name des Lieferanten mit der vollständigen Postanschrift
  • Art der Aufwendung: also „2 Stück Druckerpatronen XYZ9970“
  • Das Datum des Kaufs, also das Datum der tatsächlichen Zahlung
  • Die Kosten der Ausgabe inkl. Stückpreis und Umsatzsteuersatz
  • Evtl. ein Nachweis über die Höhe des Preises (Auszug aus der Preisliste)
  • Der Grund für die Ausstellung des Eigenbelegs (Verlust, fehlende Rechnung, Automatenzahlung, etc.)
  • Datum und  Unterschrift des Unternehmers

Betrachtung Umsatzsteuer und Einkommensteuer

Eine Besonderheit zum normalen Rechnungsbeleg gibt es allerdings. Da nach § 15 des Umsatzsteuergesetzes der Vorsteuerabzug nur für Rechnungen, die die Erfordernisse des § 14 UStG erfüllen, möglich ist, darf hier die Vorsteuer nicht mehr angerechnet werden. Der Vorteil dabei ist jedoch, dass bei der Einkommensteuererklärung der volle Bruttobetrag inklusive der Mehrwertsteuer als Betriebsausgabe anerkannt wird.

Glaubwürdigkeit

Natürlich sollen Eigenbelege weiterhin die Ausnahme bleiben, da sonst die Glaubwürdigkeit der gesamten Buchhaltung in Zweifel gezogen wird. Allerdings gibt es immer wieder Ausgaben wie Parkgebühren oder Käufe an Münzautomaten sowie Trinkgelder, für die es in der Regel keinen Beleg gibt. Hier ist es üblich und erlaubt, dafür einen Eigenbeleg zu erstellen. Möglich ist für diese Art der Kleinstausgaben sogar eine Eigenbelegliste, in der die erforderlichen Angaben eingetragen werden, um unnötigen Aufwand zu vermeiden.

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