Der Geldverkehr ist der wichtigste Teil des Geschäftsalltags in einem Unternehmen. Die anfallenden Kosten werden mit den jeweiligen Forderungen beglichen. Die Liquidität des Unternehmens ist das wichtigste Gut, da nur mit einer ausreichenden Liquidität der Erhalt eines Unternehmens sichergestellt werden kann. Die Kreditorenbuchhaltung ist von enormer Wichtigkeit, damit diese Liquidität gewährleistet werden kann.

Close-up Of Businessman’s Hands Working On Invoice On Laptop At Office

Was ist Kreditorenbuchhaltung?

Das Wort Kreditor kommt von dem Begriff Kredit. Der jeweilige Rechnungsempfänger schuldet dem Rechnungsteller Geld. Streng genommen bedeutet das: bis die Rechnung beglichen ist, leiht ein Unternehmen einem anderen Unternehmen Geld. Wie ein Kreditinstitut. Die Verwaltung dieser Rechnungen in einem Unternehmen nennt man Kreditorenbuchhaltung.

Warum brauche ich eine Kreditorenbuchhaltung?

Im Laufe eines Geschäftsmonats kommen viele Verbindlichkeiten auf das Unternehmen zu, meistens mit sehr unterschiedlichen Zahlungszielen. Während die Miete des Geschäftsraumes zum Ersten eines jeden Monats fällig ist, kommt die Telefonrechnung erst Mitte des Monats. Das Unternehmen braucht also zu verschiedenen Zeiten eines jeweiligen Monats monetäre Mittel. Um diese Rechnungen zu begleichen, müssen Gelder auf einem Geschäftskonto hinterlegt sein. Die Höhe der Geldmittel wird als Liquidität zusammengefasst. Bei unzureichender Liquidität können Rechnungen nicht bezahlt werden. Versäumt das Unternehmen das angegebene Zahlungsziel, kann das im schlimmsten Fall eine Insolvenz zur Folge haben. Um sich davor zur schützen, wird die Kreditorenbuchhaltung in Anspruch genommen.

Wie führe ich eine Kreditorenbuchhaltung?

Wichtig sind hierbei eine durchdachte Auswahl der Stammdatensätze und die regelmäßige Pflege eines jeden angelegten Datensatzes. Neben dem Firmennamen, der Adresse und dem jeweiligen Ansprechpartner sollten bei der Kreditorenbuchhaltung auch die Kontodaten und das übliche Zahlungsziel vermerkt werden. So sind alle wichtigen Daten schnell erfasst und der Datensatz lässt sich gut pflegen.

Kreditorenbuchhaltung im Alltag

Ist der Datensatz angelegt, kann dieser auch mit eingehenden Rechnungen gefüttert werden. Dabei ist es wichtig, dass die enthaltenen Leistungen (Dienstleistung, Waren, etc.) überhaupt ausgeliefert bzw. durchgeführt worden sind. Stimmen die Angaben auf den Rechnungen mit den eigenen überein, so können die Rechnungen zunächst ganz normal in die herkömmliche Buchhaltung eingebucht werden. Wichtig ist nun, dass Zahlungsziel zu beachten und einzuhalten.

Die Möglichkeiten ausschöpfen

Wenn der Rechnungssteller dem Unternehmen die Möglichkeit zu einem Nachlass durch Skonto gibt, sollte dies unbedingt genutzt werden, sofern die Liquidität es zulässt. Bei einem Zahlungsziel von 14 Tagen kann nun entschieden werden, ob die Rechnung sofort beglichen wird oder ob durch das gesetzte Zahlungsziel die Liquidität zuerst für andere anfallende Kosten benutzt wird. Nun kann nach der Überprüfung der Richtigkeit und der Kontierung in der Buchhaltung die Zahlung angewiesen werden. Online-Banking-Systeme geben außerdem die Möglichkeit, Zahlungen schon Monate vorher einzuplanen. Somit können solche Bankgeschäfte schnell erledigt und vorausgeplant werden.

Kreditorenrechnungen mit DATAC24 bezahlen

Mit unserem Finanzbuchhaltungsprogramm DATAC24 können Sie die eingegeben und kontierten Kreditorenrechnungen auch bezahlen. Sie brauchen die Daten des Kreditoren und der Rechnung nicht nochmals in Online-Banking-Formulare eintragen. Das spart enorm Zeit. Außerdem haben Sie in der OP-Liste (Offene-Posten-Liste) immer den Überblick, welche Rechnung bezahlt werden muss und welche nicht.

Schutz vor Zahlungsunfähigkeit dank der Kreditorenbuchhaltung

Im ungewollten Fall der nicht ausreichenden Liquidität zur Begleichung einer Rechnung hat das Unternehmen nun verschiedene Lösungswege zur Auswahl. Ein eigentlich simpler, aber für den einen oder anderen gar nicht so einfacher Weg ist die persönliche Kontaktaufnahme zum Rechnungssteller. Nach einem persönlichen Gespräch, bei dem der Schuldner seine momentane finanzielle Situation erklärt, sind viele Unternehmen kulant und schieben Zahlungen auf. Dies ist vor allem bei einer langen und gesunden Geschäftsbeziehung oft ohne Weiteres möglich. Dennoch sollte jedem Unternehmer klar sein, dass derartige Engpässe nicht zur Regel werden dürfen.

 

Hier können Sie kostenlos auf das Video und das eBook zugreifen. Wir empfehlen Ihnen den Download über die Anmeldung zum Newsletter. Nur so können wir Ihnen weiterhin tolle Inhalte und Informationen kostenlos per E-Mail schicken.

Kostenloses Video: Unternehmerfitness + Ebook: Das Büro der Zukunft

Tragen Sie einfach hier Ihren Namen und Ihre E-Mail Adresse ein:

Ich akzeptiere, das meine Informationen an den Newsletter-Dienst GetResponse übermittelt werden. ( Mehr Informationen )

Wir schicken Ihnen das Video und das Ebook per Mail. Dafür benötigen wir Ihre E-Mail Adresse. Weiterhin abonnieren Sie mit dem Abschicken dieses Formulares unseren Newsletter. Unser Newsletter informiert Sie über Themen für Unternehmer und Selbstständige, insbesondere aus dem Bereich der Unternehmensberatung sowie Buchführung. Informationen zu den Inhalten, der Protokollierung Ihrer Anmeldung, dem Versand über den polnischen Anbieter GetResponse, der statistischen Auswertung sowie Ihren Abbestellmöglichkeiten, erhalten Sie in unserer Datenschutzerklärung.