In den meisten Büros sind wir durchgehend umgeben von Papier. Papierloses Büro ist noch in weiter Ferne. Schnelle Notizen während eines Telefonats werden eifrig auf einen Zettel geschrieben, die Quittung wird sorgsam auf ein Blatt geklebt und die wichtige E-Mail ausgedruckt. Das kann nicht nur zu organisatorischem Chaos führen, sondern ist auch schlecht fürs Klima.

Deutschland ist führend in der Papierverschwendung

Neben anderen Industrieländern wie den USA oder China ist Deutschland in den Top fünf der Länder mit dem meisten Papierverbrauch. Im Jahr 2016 wurden hierzulande 23,6 Millionen Tonnen Papier produziert. Pro Kopf macht das einen Verbrauch von ca. 253 Kilo. Umgerechnet sind das 5000 DIN-A4 Seiten Papier. Zum Vergleich: Das Geschichts-Epos „Krieg und Frieden“ von Leo Tolstoi hat 1500 lesenswerte Seiten.

Digitalisierung gegen Papier

Damit wir nicht immer auf Papier zurückgreifen müssen, gibt es mittlerweile viele kleine digitale Hilfsmittel und sogar sogenannte „Life Hacks“ für den Kampf gegen das Papier. Einen praktischen Helfer für die täglichen Notizen bieten Evernote oder OneNote an. Diese Anbieter haben Apps entwickelt, die es Smartphone-Besitzern ermöglichen, ihre Notizen digital verfügbar zu machen. Die Notizen, die im Smartphone getätigt werden, stehen dank einer Cloud auf jedem gewünschten Endgerät zur Verfügung.

Ein Bild sagt mehr als tausend Worte

Ein weiterer Schritt ist das Fotografieren oder Scannen von Notizen, Dokumenten und Quittungen. Entweder bequem per Smartphone oder mit einem Scanner lassen sich viele Schriftzeugnisse digital archivieren. Einmal vernünftig abgesichert – am sichersten zusätzlich in einer Cloud – sind diese Dateien von überall erreichbar. Theoretisch sogar zeitlich unbegrenzt. Durch PDFs oder Bilddateien wie das JPG können die archivierten Dateien sogar digital versendet werden. Bei Quittungen und Rechnungen ist das besonders praktisch, wenn diese dann direkt in ein Buchführungsprogramm übertragen werden können. Das spart Zeit und Geld. Am besten funktioniert das mit DATAC24 App.

Datenschutz nicht vergessen

Beim Abspeichern von Dokumenten und Dateien ist der Datenschutz wichtig. Daher sollte man sich vorher Gedanken machen, wie es mit der Sicherheit dieser Dateien aussieht. Eine externe Festplatte reicht da leider nicht mehr aus. Einfache NAS-Systeme sind hingegen ein günstiger Einstieg in die geschäftliche Datensicherung. Darüber hinaus gibt es viele seriöse Cloud-Anbieter aus Deutschland, die eine hohe Sicherheit und auch Datenschutz gewährleisten.

Digitales Archiv

Wo Belege sind, ist die Notwendigkeit der Beleggutablage zwingend auch vorhanden. Rechnungen von Lieferanten, Kundenrechnungen, Kassenbelege, Kontoauszüge und sonstige Buchungsbelege sind in in Ordnern alphabetisch und numerisch so abzulegen, dass sie später schnell und unkompliziert wieder gefunden werden können. Ebenso ist es mit den Unterlagen, die nicht zur Buchhaltung gehören, z.B. Angebote, Aufträge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Korrespondenz, Aktennotizen, Fotos usw. Mehr dazu hier: Digitale Archvierung.

Schritt für Schritt in die Zukunft

Die Gewohnheiten eines Menschen ändern sich selten über Nacht. Auch der bewusste Verzicht auf Papier bzw. der Versuch, die Papiernutzung einzuschränken, braucht seine Zeit. Es gibt aber viele Kleinigkeiten, auf die jeder achten kann und manchmal sind es schon die kleinen Schritte, die eine große Wirkung haben können.

 

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