Bei steigendem Personalbedarf sind die Kosten für das Personal eine große, wenn nicht die größte Kostenstelle eines Unternehmens. Damit der Unternehmer einen genauen Überblick behält, sollte er sich die Mechaniken und Instrumente des Personalcontrollings näher ansehen.

Der Begriff „Personalcontrolling“

Personalcontrolling ist ein untergeordneter Bereich des Unternehmenscontrollings. Im Prinzip wird darunter die Kontrolle und Steuerung des Personals hinsichtlich der Abläufe und Kosten verstanden. Die fünf wichtigsten Punkte, auf die der Unternehmer am meisten Einfluss hat, sind die eigentlichen Tätigkeiten, das Personalwesen, die Planung der Projekte, die Kontrolle und die Abstimmung der Zuständigkeitsbereiche.

Der Unternehmer als „Big Brother“?

Beim Personalcontrolling geht es nicht darum, jeden einzelnen Schritt des jeweiligen Mitarbeiters zu analysieren, sondern die ganze Belegschaft und deren Teilbereiche zu überprüfen. Gängige Begriffe, die ein Unternehmer sich diesbezüglich anschauen sollte, sind Personalplanung, Mitarbeiterzahlen, Risikomanagement, Planstellen, Bildungsbedarf und die jeweiligen Organisationseinheiten. Je nach Bereich sind dort verschiedene Kennzahlen relevant und miteinander vergleichbar.

Qualitativ oder quantitativ?

Beim Controlling gilt es des Öfteren zwischen qualitativ oder quantitativ zu unterscheiden. Im Personalcontrolling geht es im quantitativen Bereich um die Daten, die direkt messbar sind, wie z. B. Kosten für das Personal oder die jeweilige Personalstruktur. Beim qualitativen Ansatz sind Aspekte wie das Führungsverhalten, Bildung oder die Mitarbeiterzufriedenheit relevant. Für die langfristige Strategie sollten immer beide Ansätze beachtet werden, um sowohl die Kosten als auch die Erfolgsaussichten im Auge behalten zu können.

Wer kümmert sich um das Personalcontrolling?

Das Thema ist nicht nur für größere Unternehmen interessant. Auch kleinere Betriebe profitieren von einem strategischen Überblick über ihre Tätigkeiten und der damit einhergehenden Planungssicherheit. Im Idealfall hat der Unternehmer selbst das Controlling in der Hand oder beschäftigt einen Personalcontroller. Der Controller kann aber auch von außen kommen. Es gibt viele Dienstleister, die vor allem für kleinere Unternehmen diese strategische Arbeit übernehmen, wodurch kein zusätzlicher Mitarbeiter eingestellt werden muss.

Gibt es Hilfsmittel?

Je mehr Daten zur Verfügung stehen, desto besser können einzelne Prozesse oder Strukturen verglichen und angepasst werden. Beim Personal gibt es verschiedene Instrumente, um die Arbeitszeit und Effektivität der Mitarbeiter vergleichbar zu machen. Ein klassisches Instrument sind Zeiterfassungssysteme, die eine genaue Überprüfung der geleisteten Arbeitsstunden zulassen. Aber auch geführte Protokolle des Planfortschritts oder von Prognosen geben die Möglichkeit, zum Beispiel verschiedene Abteilungen miteinander zu vergleichen.

Ab wann rentiert sich Personalcontrolling?

Sobald Mitarbeiter angestellt werden, sollte der Unternehmer die entsprechenden Abläufe im Auge behalten. Bereits früh mit der Ermittlung der Kennzahlen anzufangen, lohnt sich ebenfalls. Durch die vorliegenden Daten können bei späteren Projekten entsprechende Ergebnisse aus der eigenen Vergangenheit in die Planung einfließen.

Verborgene Mitarbeiterpotenziale im Unternehmen entdecken und richtig einsetzen

Personalcontrolling ist wichtig. Aus meiner Sicht jedoch nicht das wichtigste Kriterium im Unternehmen. Wichter ist es, verborgene Mitarbeiterpotenziale im Unternehmen zu entdecken und richtig einsetzen.

“Unternehmen sind keine statischen Gebilde. Sie entwickeln und verändern sich. Durch die ganzheitliche Betrachtung der Wirkungsweisen eines Unternehmens wird deutlich, dass einzelne Aspekte ineinander greifen und sich gegenseitig beeinflussen. Die Kernaufgabe des betrieblichen Talent Managements liegt darin, das gesamte Spektrum dieser Wirkungsweisen zu betrachten. Erst dann können das Wachstum effizient gestaltet, nachhaltige Ergebnisse erzielt und die richtigen Menschen bestmöglich eingesetzt werden.“

Mehr Infos hierzu finden Sie unter ZPN-Talentmanagement mit Anja Sassen.

 

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